Depuis mars 2020 et la crise sanitaire, les outils de visioconférences sont devenus une nécessité pour le travail mais aussi pour certaines activités extra-professionnelles, voire perso.
Personnellement, j’utilise beaucoup Zoom. La solution a ses avantages et ses défauts mais dans l’ensemble, j’aime beaucoup.
Je me suis rendu compte que pour beaucoup rejoindre une réunion peut être compliqué. Je vais donc préciser la procédure.
Pour naviguer dans l’article :
- Configurer une réunion
- Se connecter depuis un navigateur
- Se connecter depuis l’application de bureau
- Se connecter depuis un smartphone
Configurer la réunion
La configuration par défaut de Zoom n’est pas optimale. Depuis les reproches de sécurités qui leur ont été faits, de nombreux correctifs ont été appliqués. Et par défaut, les paramètres sont assez fermés.
Voici mes recommandations de paramétrages.
Tout d’abord, ces modifications se font dans votre compte.
La salle d’attente, pratique ou non ?
Pour limiter les risques de connexion par des personnes non sollicitées, Zoom a mis en place deux mécanismes :
- Le code secret de réunion
- La salle d’attente
La salle d’attente vous permet de valider individuellement chaque participant. C’est très bien si vous voulez être sur de qui assiste à la réunion. J’y vois deux défauts :
- Si vous avez beaucoup de participants, c’est laborieux
- Vous pouvez ne pas voir de suite les participants en retard
Accès par code secret
Le code secret, c’est juste une sorte de « mot de passe » pour arriver dans la réunion sans attendre dans la salle d’attente.
C’est un paramètre que j’aime bien car vous pouvez ajouter le code dans le lien d’invitation pour simplifier la connexion à la réunion.
Activer la connexion par navigateur
Par défaut, la connexion par navigateur (compatible avec tous les navigateurs de dernière génération) est active mais n’est pas proposée. Pensez-donc à l’activer pour rejoindre la réunion sans installation.
Les utilisateurs authentifiés, c’est quoi ?
Zoom peut limiter la connexion aux utilisateurs authentifiés. A ce jour, le seul moyen d’authentification c’est via le compte Zoom. Activer cette option impose de se créer un compte Zoom. C’est gratuit, mais ça peut être mal véçu.
C’est utile si vous souhaiter avec l’adresse mail de tous les participants.
Les fonctionnalités sympa à activer
J’ai précisé les options liées à la connexion. Cependant, je vous recommande d’activer les options suivantes qui apportent des fonctionnalités très appréciables :
- Converser
Pour activer le chat - Discussion privée
Pour activer le chat direct entre participants - Transfert de fichier
Pour s’envoyer des fichiers par le chat - Sondage
Pour poser des questions aux participants - Salle de petits groupes
Pour subdiviser la réunion pour des sous-groupe de travail
Se connecter depuis un navigateur
Cette option est la plus simple pour permettre à chacun de rejoindre une réunion sans installation.
Pour se faire, rien de plus simple, cliquez sur le lien d’invitation que vous avez dû recevoir.
Parfois, le lien n’apparait pas de suite. Cliquez sur « lancer l’application », mais refusez d’ouvrir l’application quand le navigateur vous le propose. Un lien pour rejoindre par le web devrait apparaitre.
Voici un exemple du parcours à réaliser :
Se connecter depuis l’application de bureau
Si vous voulez un peu plus de fonctionnalités que la version web (notamment pour l’animateur), vous pouvez installer l’application.
Vous devriez pouvoir télécharger l’installeur à cette adresse.
Depuis un lien
Une fois l’installée, l’application peut être ouverte depuis n’importe quel lien en cliquant dans votre navigateur et en acceptant d’ouvrir l’application.
C’est le plus simple.
A noté, si vous êtes connecté à un compte Zoom dans le navigateur, c’est ce compte qui sera authentifié, indépendamment de celui dans l’application.
Directement dans l’application
Vous pouvez aussi lancer une réunion depuis l’application. Vous y verrez toutes les réunions que vous avez planifié.
Si vous avec un compte Google, vous pouvez aussi voir les réunions auxquelles vous avez été invité et dont le lien Zoom est mis dans le champs adresse.
Se connecter depuis un smartphone
Comme pour les ordinateurs, vous pouvez vous connecter aussi depuis un smartphone. Le fonctionnement est le même, à part pour l’installation.
Pour installer sur Android c’est par ici, et pour l’iPhone c’est par là.
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